SALTA, 11 DIC 2008

Expte .Nº 1.408/01

VISTO este expediente relacionado con el cierre de cuentas de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA que lleva a cabo la DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD, el 31 de diciembre de cada año; y

CONSIDERANDO:

QUE los plazos del cronograma del citado cierre están fijados por la Resolución Rectoral Nº 350-02 y desde entonces a la fecha se han producido cambios en los sistemas como en los procedimientos aplicados.

QUE con fecha 29 de noviembre de 2007, se emitió la Resolución Rectoral Nº 1588-07, con disposiciones específicas para el cierre de ejercicio de ese año, correspondiendo emitir las disposiciones para el cierre del presente año.

QUE por Resolución CS Nº 285/04 se dispuso la implementación en la Universidad Nacional de Salta, a partir del inicio del ejercicio 2005, del Sistema de Gestión Presupuestaria, Económica, Financiera y Contable denominado SIU-COMECHINGONES, cuyo desarrollo informático fue llevado a cabo por el Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología de la Nación.

QUE mediante Resolución CS Nº 405/08, el Consejo Superior de la Universidad aprueba la implementación del Sistema de Gestión Presupuestaria, Económica, Financiera y Contable denominado SIU PILAGÁ, a partir del inicio del ejercicio 2009.

QUE en la Resolución Rectoral Nº 1437-04 se establece el procedimiento y los plazos de rendiciones de cuentas, que presentan las distintas dependencias de la Universidad.

QUE la ley Nº 24.156 de Administración Financiera y de Control, en su artículo 3º, dispone que “…el régimen de responsabilidad que estipula y está asentado en la obligación de los funcionarios de rendir cuentas de su gestión”.

QUE también en su articulo 41 se establece: “Las cuentas del presupuesto de recursos y gastos se cerrarán el 31 de diciembre de cada año”.

QUE la DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD eleva Proyecto de Resolución mediante el cual propone actualizar el procedimiento a seguir para proceder al cierre del ejercicio económico y financiero 2008.

QUE el citado Proyecto fue elevado y consensuado entre las distintas áreas de la Secretaría Administrativa y los Directores Generales Administrativos de las distintas Unidades Académicas, en reunión del día 9 de diciembre de 2008.

Expte. Nº 1.408/01

QUE el artículo 106 del estatuto de la Universidad dispone que es atribución del señor Rector, dirigir y ejercer la administración general de la Universidad.

Por ello y atento a lo aconsejado por la SECRETARÍA ADMINISTRATIVA,

LA RECTORA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA

R E S U E L V E:

ARTÍCULO 1º.- Aprobar las ACTIVIDADES Y CRONOGRAMA PARA EL CIERRE DE EJERCICIO ECONÓMICO-FINANCIERO 2008 en la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA, establecidas en el ANEXO I, que forma parte integrante de la presente resolución.

ARTÍCULO 2º.- Establecer que los distintos centros de gestión de presupuesto deberán fijar su cronograma de actividades interno, que le permita dar cumplimiento a los plazos dispuestos en el ANEXO I de la presente Resolución.

ARTÍCULO 3º.- Publíquese en el Boletín Oficial de la Universidad y comuníquese a: Rectorado, Facultades, Sedes Regionales, Institutos de Educación Media, Consejo de Investigación, Secretarías, Coordinación de Postgrado y Relaciones Internacionales, Direcciones Generales, Asesoría Jurídica y Unidad de Auditoría Interna. Cumplido siga a la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, para su toma de razón y demás efectos.

JG.

Firmado Firmado

C.P.N. SERGIO ENRIQUE VILLALBA ING. STELLA PÉREZ DE BIANCHI

SECRETARIO ADMINISTRATIVO RECTORA

RESOLUCIÓN - R - Nº 1313-08

ANEXO I

Establecer las ACTIVIDADES y fijar el CRONOGRAMA de plazos máximos, que deberán cumplir las distintas áreas involucradas en el cierre de operaciones y tareas de cierre de ejercicio 2008, que se detallan a continuación:

A) AREA DE TESORERIA GENERAL

1.- INGRESOS DE FONDOS VARIOS: Se recepcionarán hasta el día 19 de diciembre de 2008, los siguientes ingresos de fondos:

• Percepción de otros ingresos, devoluciones de sobrantes de entregas de fondos.

• Emisión de facturas y/o comprobantes de ingresos

• Fondos de terceros, Valores en garantía, etc.

• Retenciones impositivas de otras dependencias, etc.

2.- ARANCELES VARIOS: Se realizará el cobro de los mismos hasta el día 22 de diciembre de 2008.

3.- CAJA CHICA: Atenderá pagos y/o reintegros de facturas mediante este sistema hasta el día 29 de diciembre de 2008.

4.- Pago a proveedores, Servicios Básicos, Certificados de Obras, pasantías, honorarios, etc.:

• Las distintas dependencias generadoras de gastos, deben prever con la debida antelación el trámite de pago de los gastos devengados, con el fin de que puedan cancelarse antes del cierre del ejercicio, para que las retenciones puedan ser incluidas en las declaraciones juradas impositivas.

• Si el pago no pudiera materializarse antes del cierre, el mismo se efectuará una vez realizada la apertura del nuevo ejercicio en el sistema.

5.- PAGO DE HABERES: Se debe observar el plazo de 10 días hábiles para la firma de la planilla y entrega de los recibos de haberes, para su posterior rendición de cuentas.

6.-- MEMOS EMITIDOS y NO COBRADOS:

• Todas las actuaciones relacionadas con anticipos de fondos mediante memos emitidos y no cobrados por sus beneficiarios, al día 23 de diciembre de cada año, serán devueltos a la Dirección General de Administración para su anulación antes del cierre del ejercicio.

• En el ejercicio siguiente, si persiste la necesidad que dió origen a los memos anulados, se emitirá un nuevo memo con afectación al presupuesto vigente.

• Igual criterio deben adoptar las otras dependencias en sus sistemas de registros.

7.- TRANSFERENCIAS DEVENGADAS:

• Conciliar, entre el informe de “comunicación del devengado” de la Secretaría de Políticas Universitarias, y los registros de Tesorería General y Dirección de Presupuesto, las transferencias devengadas de la Jurisdicción 70 - Programa 26. Proceder de igual modo con las transferencias de otras jurisdicciones.

• Conciliar los ingresos de Fuente de Financiamiento 12 con la Dirección de Presupuesto.

• Informar a DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD, mediante un cuadro de evolución, la situación de las trasferencias a cobrar de ejercicios anteriores.

8.- ARQUEO DE CAJA Y CONCILIACIONES BANCARIAS:

• Realizar el arqueo de caja en la fecha fijada por la UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA y comunicar a la DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD los resultados y las novedades surgidas, con el fin de que se evalúen en los ajustes del cierre.

• Confeccionar las Conciliaciones Bancarias, con la regularización de todos los movimientos ocurridos hasta el cierre del ejercicio. Presentar las mismas en la DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD (para su control e inclusión en los Estados Contables) y en la UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

9.- ATENCION AL PUBLICO: normalmente en el horario de 7,30 a 13,00 horas, hasta el día 30 de diciembre de 2008.

B) AREA DE PATRIMONIO

1.- Registro de Bienes Patrimoniales: Las actuaciones de altas de Bienes de Uso, cualquiera sea su origen, deberán ser recepcionadas en la Dirección de Patrimonio hasta el 16 de diciembre de 2008.

2.- Alta definitiva de los bienes: dar el alta definitiva de los bienes cuyo registro en el inciso 4 también haya sido efectuado en la Dirección de Contabilidad. Las planillas de altas recepcionadas en la Dirección de Patrimonio, sin registro en Dirección de Contabilidad, tendrán solo el alta provisoria. Esta última situación deberá ser regularizada en el ejercicio siguiente.

3.- Amortizaciones de Bienes de Uso: elaborar cuadro de Movimiento de Bienes de Uso, con el total de las amortizaciones de todos los bienes existentes al cierre de cada año, por clasificación presupuestaria y presentarlo en la DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD.

C) AREA DE PRESUPUESTO

El área de Presupuesto, es un servicio centralizado para toda la Universidad, y al cierre de ejercicio debe:

1.- Realizar la conciliación de créditos presupuestarios con la Jurisdicción 70 - Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología y las otras Jurisdicciones.

2.- Conciliar los Ingresos y Transferencias devengadas con la Dirección de TESORERÍA GENERAL y a su conclusión, notificar a la DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD.

3.- Elaborar un cuadro resumen y digesto de Resoluciones Internas de la Universidad, que respalden las altas, bajas y transferencias de créditos presupuestarios (Fuentes 11, 13 y 22); que debe ser coincidente con el total del cuadro 10.1.1 Transferencias de la Administración Nacional, al 31 de diciembre de cada año; y elevar dicha información a la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN.

4.- Elaborar un cuadro resumen y digesto de Resoluciones Internas de la Universidad, que respalden las altas, bajas y transferencias de créditos presupuestarios de fuente de financiamiento 12 y 16; y elevar dicha información a la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN.

5.- Elaborar el cuadro 10.1.1 Transferencias de la Administración Nacional al 31 de diciembre de cada año y las notas presupuestarias que correspondan.

D) AREA DE CONTABILIDAD

El área de Contabilidad presta un servicio centralizado para toda la Universidad y en base a la información registrada en la misma se elaboran los Estados Contables de la Universidad, el Estado de Ahorro, Inversión y Financiamiento, Cuadro de Compatibilidad, Estados de Ejecución Presupuestaria, cuadros, notas y anexos; que son requeridos por los distintos organismos internos y externos a la Universidad.

1.- RENDICIONES DE CUENTAS:

• Se procederá al análisis y registro de las rendiciones de cuentas recepcionadas – que no tengan ninguna observación – y que hayan sido presentadas en los plazos fijados en la presente Resolución.

• Elaborar un listado detallado por Dependencia y Sub-dependencia de los Memos pendientes de rendir al 31/12/08.

2.- LIBROS CONTABLES:

• Mediante Resolución CS Nº 285/04 se implementó en la Universidad Nacional de Salta, a partir del inicio del ejercicio 2005, el Sistema de Gestión Presupuestaria, Económica, Financiera y Contable denominado SIU-COMECHINGONES, por consiguiente son sus libros contables y de registro de ejecución de presupuesto los generados electrónicamente por el sistema.

• Para el control de la UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA, debe habilitarse el nivel de consulta del sistema SIU-COMECHINGONES, a los auditores indicados por la misma.

• El Administrador del sistema realiza y guarda copia de resguardo del cierre definitivo de cada ejercicio, y entrega un ejemplar de la misma a la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y DIRECCIÓN GENERAL DE CENTRO DE CÓMPUTOS; quienes deben mantenerla en custodia.

3.- DOCUMENTACION DE RESPALDO:

Conservar toda la documentación de respaldo de sus registros (rendiciones según Resolución R. Nº 1.437/04, expedientes de gastos, etc.) por el plazo de 10 (diez) años; transcurrido el mismo la documentación será remitida al Archivo General de la Universidad.

E) AREA JURIDICA DE LA UNIVERSIDAD

Con el objeto de agregar a la Cuenta de Inversión que elabora anualmente esta Institución, para ser enviada a los Ministerios de Educación y Ministerio de Economía de la Nación, el servicio jurídico de la Universidad en sus distintas Áreas (Dirección de Sumarios, Dirección de Asesoría Jurídica, Coordinación de área Legal y Técnica) y abogados externos, deben preparar un informe sobre demandas judiciales, que contemplará los siguientes aspectos:

1.- Listado de Juicios en los que la Universidad Nacional es parte demandada, consignando: nombre de la causa, demandante, juzgado, instancia procesal en la que se encuentra, si existen fallos (de que instancia), e importe de los reclamos o de las causas incluyendo los

costos del juicio (sellados, honorarios, peritos, etc.), a cargo de la demandada o estimación de éstos.

2.- Idem al punto anterior, pero detalle de los juicios en lo que la Universidad es parte actora (la que hace la demanda).

3.- La fecha de corte de la información solicitada en los dos puntos anteriores, es el día 31 de diciembre de 2008, y la presentación del informe debe ser realizada en la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN hasta el día 09 de enero posterior al ejercicio cerrado.

4.- El informe abarcará los juicios llevados por cada uno de los abogados internos y externos de la Universidad, y antes de ser presentado debe ser consolidado por el Dr. Fermín ARANDA, Director Contratado de Asesoría jurídica.

F) Otros Centros de Ejecución Presupuestaria y de Recaudación de Ingresos.

Los responsables - de fondos y gastos - Administrativos de las Facultades, Sedes Regionales, Institutos de Educación Media, Secretarias, Direcciones Generales, Direcciones, deben:

1.- Elaborar y presentar las rendiciones de cuentas dentro de los plazos y formalidades establecidas por la Resolución Rectoral 1.437-04, por los fondos que han recibido al 31 de octubre de 2008.

2.- Las rendiciones de cuentas de fondos recibidos en noviembre y hasta el 15 de diciembre de 2008, deberán ser presentadas directamente en la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo de la DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD, hasta el 16 de diciembre como último plazo para ser incluidas en el cierre del ejercicio.

3.- No serán recepcionadas en las Mesas de Entradas del ámbito de RECTORADO y sus dependencias, rendiciones presentadas fuera del plazo fijado en el punto anterior. Las mismas serán recepcionadas, analizadas y registradas luego del receso administrativo del mes de enero de 2009, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa que le cabe al responsable de la rendición de los fondos fuera de los términos administrativos fijados.

4.- Elaborar y presentar las conciliaciones bancarias mensuales de los meses de enero a noviembre en la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN y en la UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA, hasta el día 15 del mes inmediato siguiente.

5.- Elaborar y presentar la conciliación bancaria de la fecha de cierre de ejercicio (al día 31 de diciembre) en la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN y la UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA, hasta el 09 de enero de 2008.

6.- Los saldos de las conciliaciones bancarias de cuentas de gastos de funcionamiento, a la fecha de cierre, debe ser acompañada de un anexo con el detalle del origen de los fondos y que contenga la siguiente información: a) composición de los fondos por Nº de memo, b) concepto, c) subtotal por conceptos iguales d) fuente de financiamiento, e) suma Total, que deberá ser coincidente con el saldo del libro banco (se adjunta modelo de planilla anexa).

7.- Los saldos de las conciliaciones bancarias de cuentas de Recursos Propios, a la fecha de cierre, debe ser acompañada con la información que justifique los mismos.

8.- Los fondos informados en cumplimento de los punto 5º, 6º y 7º, que cuenten con la manifestación expresa (por nota) de que “persiste la necesidad de contar con los fondos depositados en las cuentas corrientes Nº…….. en el próximo ejercicio”, serán considerados por la Dirección de Presupuesto “con afectación presupuestaria” en el

ejercicio siguiente y continuarán habilitados para la misma finalidad, mediante el Memo original u otro que asigne e informe la Dirección General de Administración, bien realizada la apertura del nuevo ejercicio.

9.- Los gastos efectuados con Recursos Propios deben cumplir con las mismas formalidades de los afrontados con Fuente de Financiamiento 11, y antes de efectuada la rendición de cuentas, ser aprobados mediante RESOLUCIÓN emitida por autoridad competente. Se rinden según disposiciones de la Resolución R. 1437-04.

10.- Depositar en TESORERÍA GENERAL la totalidad del porcentaje de retención que le corresponda a la Administración Central (correspondiente a Recursos Propios) hasta el día 23 de diciembre de cada año.

11.- Los plazos para la rendición de los ingresos de los Recursos Propios y de los Gastos efectuados con ellos, son iguales a los señalados en el punto 1º y 2º de este apartado. Las rendiciones de los ingresos de los recursos propios deben ser acompañadas con copias de los comprobantes emitidos (Facturas-Recibos).

12.- Presentar en DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD, en soporte magnético hasta el día 29 de diciembre de 2008, información del Sistema de Recursos Propios (implementado por Circular Nº 17-DGA-00) u otro que tenga implementado la Unidad Académica y que sea de utilidad para el control interno de la Dirección General de Administración.

13.- Las dependencias que tienen habilitadas desde la administración central las Cajas Chicas, Fondo Permanente o Rotatorio habilitadas, deben depositar sobrantes –en TESORERÍA GENERAL- y rendir cuentas de las mismas – en DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD - hasta el día 17 de diciembre de 2008. Luego de esa fecha las urgencias serán atendidas por Tesorería General.

14.- Conservar toda la documentación de respaldo de sus registros (rendiciones según Resolución R. Nº 1.437/04, expedientes de gastos, etc.) de manera segura, ordenada y auditable por el plazo de 10 (diez) años; transcurrido el mismo la documentación podrá será remitida al Archivo General de la Universidad.