SALTA, 28 de diciembre de 2000
Expte. Nº 1.189/00
VISTO lo establecido en la Ley N° 24.156, de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional, los Decretos Reglamentarios, la Resolución del MINISTERIO DE ECONOMÍA Y OBRAS Y SERVICIOS PÚBLICOS N° 1.397 de fecha 22 de Noviembre de 1993, la Resolución del MINISTERIO DE CULTURA Y EDUCACIÓN N° 1.397 de fecha 15 de diciembre de 1995; y
CONSIDERANDO:
QUE el artículo 100 del Estatuto de esta UNIVERSIDAD establece que entre las atribuciones del CONSEJO SUPERIOR corresponde "Aprobar anualmente las cuentas de inversión presentadas por el Rectorado, las Facultades y el Consejo de Investigación".
QUE el artículo 106 del citado Estatuto instituye al Sr. Rector como representante de la UNIVERSIDAD y tiene como deber y atribución dirigir y ejercer la administración general de la UNIVERSIDAD.
QUE la Ley N° 24.156, define la competencia para preparar anualmente la Cuenta de Inversión, la que debe ser remitida a la Administración Central según los plazos que se establezcan oportunamente.
QUE en función del artículo 101 de la Ley 24.156 y su reglamentación "la autoridad superior de cada Jurisdicción o entidad dependiente del Poder Ejecutivo Nacional será responsable del mantenimiento de un adecuado sistema de control interno..."
QUE el artículo 41 de la mencionada Ley determina que las cuentas del presupuesto de recursos y gastos se cerrarán al 31 de diciembre de cada año, por lo que después de esa fecha, los recursos que se recauden se considerarán parte del presupuesto vigente, con independencia de la fecha en que se hubiese originado la obligación de pago o liquidación de los mismos, al tiempo que se establece que con posterioridad a dicha fecha no podrán asumirse compromisos ni devengarse gastos con cargo al ejercicio que se cierra.
QUE el artículo 42 de la citada Ley dispone el tratamiento presupuestario y contable a dispensar a los gastos devengados y no pagados al 31 de diciembre de cada año como así también para los comprometidos y no devengados a igual fecha.
QUE por su parte la DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO, LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD y la TESORERÍA GENERAL dependientes de la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN son las unidades responsables de analizar en el
///...
.../// - 2 –
Expte. Nº 1.189/00
primer caso y centralizar la información que se reciba para su procesamiento y han tomado la intervención correspondiente a su específica competencia.
QUE el objetivo es que el Sistema de información de la Universidad sea común, único, uniforme y aplicable a todas sus unidades, de manera tal que permita integrar la información presupuestaria, financiera y patrimonial, produciendo simultáneamente los Estados Presupuestarios, Financieros y Patrimoniales.
QUE están vigentes los "nomencladores de las cuentas presupuestarias" y como así también el “Catálogo Básico de Cuentas de la Contabilidad General” y los modelos de “Estados de Recursos y Gastos Corrientes”, “Estado de Origen y Aplicación de Fondos” y “Balance General”, cuyo sustento entre otros se encuentran dentro del marco de los "Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y Normas Generales de Contabilidad para el Sector Público Nacional ".
QUE la Dirección de Presupuesto ha propuesto normatizar el procedimiento a seguir para el cierre del ejercicio.
QUE en razón de ello, es necesario establecer mecanismos para que las diferentes Dependencias de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA procedan al cierre de las cuentas del ejercicio 2000.
QUE la presente medida se dicta en función de las disposiciones que establece el Estatuto de la UNIVERSIDAD y las normas vigentes en materia presupuestaría y contable encuadradas en la Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional y su reglamentación.
Por ello y atento a lo aconsejado por SECRETARIA ADMINISTRATIVA,
R E S U E L V E :
artÍCULO 1º.- Disponer que la DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD dependiente de la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA, efectuará el cierre de las Cuentas correspondiente al Ejercicio 2000 y procederá a confeccionar la Cuenta de Inversión y Estados Contables para su remisión, a través de la Secretaría de Educación Superior del Ministerio de Cultura y Educación, al Ministerio de Economía en los términos de los plazos que se establezcan con la información que surja de los registros presupuestarios y contables y de las dependencias con la información complementaria requerida por esta resolución.
///...
.../// - 3 –
Expte. Nº 1.189/00
ARTÍCULO 2º.- Establecer que los gastos devengados y no pagados al 31 de Diciembre del año 2000, constituyen deuda de ese ejercicio y se registrarán en las cuentas a pagar
del Pasivo Corriente de la Contabilidad. Los saldos se cancelarán en el año siguiente, de acuerdo a las disponibilidades existentes, en los términos consignados en el primer párrafo del artículo 42 de la Ley N° 24.156, cuyo financiamiento corresponde al ejercicio anterior.
ARTÍCULO 3º.- Disponer que los gastos registrados como compromisos no devengados al 31 de Diciembre de cada ejercicio económico, deberán ser apropiados como compromisos del ejercicio siguiente, afectando los créditos presupuestarios previstos para ese ejercicio - F.F. 16: Remanentes de Ejercicios Anteriores.
ARTÍCULO 4º.- Determinar que las DIRECCIONES DE CONTABILIDAD y de PRESUPUESTO recibirán toda la información presupuestaria de gastos y recursos correspondientes al ejercicio que se cierra, elaborada por las Facultades, Institutos, Sedes Regionales, Secretarías y Unidades Ejecutoras de Proyectos para el trámite correspondiente de registro y pago, para su inclusión en las cuentas de cierre, conforme los plazos que se establecen en el Anexo a la presente resolución.
Las oficinas indicadas o la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN devolverán sin procesar la información que posea algún tipo de error, falta de consistencia, documentación faltante, cualquiera fuere el mismo, contando el responsable administrativo, con un plazo de setenta y dos (72) horas hábiles para subsanar la falta, caso contrario, asumirá las responsabilidades y/o consecuencias que correspondan.
La DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD procederá a registrar parcialmente la información cuando la misma tuviera observaciones u errores.
Asimismo, los titulares de cada Dependencia serán responsables por la falta de remisión de la información en tiempo, como así también de los eventuales perjuicios que ello pudiere ocasionar a terceros.
ARTÍCULO 5º.- A efectos de elaborar la Cuenta de Inversión, se tomarán como válidos los registros del Sistema actualmente vigente, razón por la cual una vez finalizado el procesamiento de toda la información, la DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD pondrá a disposición de los Directores Administrativos de las diferentes Dependencias de la Universidad los listados finales de ejecución del presupuesto del ejercicio cerrado, los que deberán ser verificados, conciliados y debidamente conformados dentro de los tres (3) días corridos de su puesta a disposición, siendo responsabilidad del Director Administrativo - Económico de la Dependencia o centro de registro el cumplimiento de lo dispuesto en este artículo.
En caso de detectarse discrepancias, el citado Director deberá generar los ajustes pertinentes mediante informe, acompañado de una nota explicativa suscrita por la autoridad competente de cada Unidad, en la que conste el origen de las diferencias para su posterior análisis.
///...
.../// - 4 –
Expte. Nº 1.189/00
La falta de respuesta a los listados emitidos por la DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD será considerada como tácita aceptación, dándose por válidos los registros contables que los avalan. Tanto la falta de conformidad como las discrepancias se comunicarán a la UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA, de corresponder.
ARTÍCULO 6º.- Establecer que todo trámite de anticipos de fondos, cualquiera sea su naturaleza, no materializado al cierre del ejercicio será considerado autorizado en el ejercicio siguiente, con fuente 16, salvo disposición expresa de la dependencia de origen o SECRETARIA ADMINISTRATIVA
ARTÍCULO 7º.- Cada dependencia deberá elevar un Estado de Disponibilidades conformado por la existencia de disponibilidad (caja y banco) al 31 de diciembre de cada ejercicio económico, conforme al detalle que se especifica en el Anexo I de la presente resolución.
Dicho estado revestirá el carácter de declaración jurada y hará responsable al titular de cada dependencia por la faltante de fondos que pudiere existir.
ARTÍCULO 8º.- Las dependencias deberán elevar un "Estado de Deudas y Créditos" conformado por la existencia de deudas y créditos al 31 de diciembre de cada ejercicio económico, conforme al detalle que se especifica en el Anexo I de la presente resolución.
Dicho estado revestirá el carácter de declaración jurada y su responsable compete la dependencia.
ARTÍCULO 9º.- Establecer que la responsabilidad por la información requerida en la presente resolución, de su respaldo documental, del cumplimiento de su presentación en tiempo y forma recaerá según sea el ámbito de su competencia en el Responsable de la Unidad de Registro Presupuestario o Contable de cada Unidad Académica o de Apoyo.
La firma al pie de cada información remitida certifica que se ha tenido a la vista la documentación de respaldo, la cual se encuentra en el archivo oficial de la Facultad, Sede, Instituto, Secretaría según corresponda, debidamente registrada en sus respectivos libros.
ARTÍCULO 10.- Disponer que la ejecución correspondiente a la fuente de financiamiento 22 “Crédito Externo”, tanto de ingresos como de egresos, deberá ser incluida en las cuentas de la UNIVERSIDAD, de quien depende la respectiva Unidad Ejecutora, debiendo sus responsables dar cumplimiento a los requerimientos de la presente resolución.
ARTÍCULO 11.- Dejar establecido que el incumplimiento total o parcial del envío de la documentación y/o información solicitada por la presente habilitará directamente a las oficinas que conforman la Administración Financiera dentro de la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN a efectuar las intimaciones que estimen pertinentes y a comunicar los incumplimientos a la UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA de la UNIVERSIDAD en los
///...
.../// - 5 –
Expte. Nº 1.189/00
términos de la Resolución Nº 65/95 de la SIGEN, sin perjuicio de estarse a lo dispuesto de otras normas vigentes.
ARTÍCULO 12.- Tener el día 22 de diciembre 2000, como fecha límite para la presentación a la DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO, a través de la Mesa de Entradas de la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, las solicitudes de modificaciones presupuestarias.
ARTÍCULO 13.- Cada Dependencia deberá remitir, con motivo del siguiente ejercicio económico-financiero al que se cierra, para su tratamiento el/los proyectos de presupuesto para gastos de funcionamiento con sus respectivas aperturas presupuestarias, como asimismo el cálculo de recursos por actividades autofinanciadas, cualquiera sea su naturaleza, que se estimen recaudar para el ejercicio siguiente. Esta información podrá ser solicitada por la DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO.
ARTÍCULO 14.- Tener por probados los plazos y cuadros establecidos en el Anexo I de la presente resolución para que las diferentes Unidades o Dependencias remitan la información que en cada caso corresponda.
ARTÍCULO 15.- Hágase saber y comuníquese ampliamente. Cumplido siga a SECRETARIA ADMINISTRATIVA para su toma de razón y demás efectos. Oportunamente archívese.
JG/In
Cr. Héctor Alfredo FLORES Dr. Víctor Omar VIERA
SECRETARIO ADMINISTRATIVO RECTOR
RESOLUCION R- Nº 597-00
En función de lo dispuesto por la presente resolución de "CIERRE DE EJERCICIO" se establecen las siguientes fechas topes que deben ser tenidas en cuenta por las distintas dependencias:
FONDOS CON CARGO DE RENDICION DE CUENTAS:
Todos los responsables (dependencias), subresponsables, funcionarios o agentes de la UNIVERSIDAD que hayan recibido fondos con cargo de rendición de cuentas, durante el ejercicio o ejercicio anterior, cualquiera sea su fuente de financiamiento, deberán rendir cuenta de los mismos en forma inmediata al momento de la vigencia de la presente resolución. En consecuencia los fondos pendientes de rendición deberán ser rendidos con comprobantes y/o depositar o informar sobre los remanentes/saldos en los términos de las normas vigentes.
Salvo lo dispuesto en la resolución CS-Nº 432/99 y excepciones debidamente fundadas, no se aceptara en el ejercicio siguiente rendiciones de gastos conteniendo comprobantes con fecha de emisión en el ejercicio que se cierra en los términos del principio contable y presupuestario del devengado.
La DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD a través del Departamento de Rendiciones de Cuentas deberá llevar el control para que lo dispuesto precedentemente, se cumpla en tiempo y forma, informando sobre cualquier anormalidad que pudiera ocurrir en los términos de la presente resolución.
Hasta el 15 de diciembre, los distintos subresponsables procederán a entregar en la Dependencia correspondiente las distintas rendiciones, las que serán visadas y remitidas a la Dirección de Contabilidad dentro de las 24 horas.
Dichas rendiciones deberán contener el siguiente esquema:
* (si fuere positivo, especificar motivo de su no reintegro y lugar del deposito de los mismos)
INGRESOS VARIOS: TESORERÍA GENERAL percibirá todos los ingresos hasta 29 de diciembre 2000 y la Oficina de Recaudaciones ubicada en el Complejo Castañares percibirá los que correspondieren hasta el 26 de diciembre de 2000.
Las dependencias que emiten facturas y/o recibos numerados deberán presentar en la Dirección General de Administración hasta el 20 de diciembre de 2000 un informe completo emitido a través del Sistema de Información de Recursos Propios de las actividades desarrolladas durante el ejercicio económico, para su respectivo control.
En aquellos casos de ingresos o recursos - FF.12 - que se hubieren percibido y no se hubieren informado a la Administración Central del Rectorado, cualquiera sea su origen y naturaleza, el Director Administrativo deberá informar y remitir para el control, los expedientes en donde se tramitó cada operación de "Ingreso" y "gastos" atribuibles a dichos recursos. Tal información deberá ser remitida en carácter de declaración jurada hasta el 20 de diciembre de 2000.
///...
.../// - 2 –
Tesorería General deberá recibir todos los ingresos, cualquiera sea el concepto que se trate hasta el 28 de Diciembre de 2000 y emitir el comprobante, absteniéndose de emitir comprobantes con fecha del ejercicio siguiente, correspondiente a ingresos percibidos en el presente ejercicio. Su incumplimiento hará directamente responsable a la Dirección. Si hubiere que considerar algún caso, ello deberá ser consultado y autorizado por la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN.
Todas las dependencias deberán depositar la totalidad del porcentaje de retención correspondiente a recaudaciones realizadas a través de actividades que estas realicen (cursos, convenios, etc.) durante el presente ejercicio. Dicho ingreso deberá materializarse hasta el 29 de diciembre de 2000.
COMPRAS : DIRECCIÓN DE COMPRAS recibirá hasta el 15 de diciembre de 2000, los expedientes con tramitaciones de adquisición de bienes y servicios.
En toda operación de compra, los distintos responsables deberán observar las diligencias necesarias para cumplimentar y completar las operaciones conforme a las condiciones de los meses de enero y febrero del siguiente periodo económico al de cierre.
FONDOS PERMANENTES Y CAJAS CHICAS: Deberán ser rendidos y depositados los saldos sin excepción hasta el 15 de diciembre de 2000. La TESORERÍA GENERAL mantendrá estos sistemas hasta el día 29 de diciembre y atenderá los pagos que se formulen por cuenta de otras dependencias de la UNIVERSIDAD hasta esa misma fecha. Luego se procederá a su rendición y depositar los sobrantes. TESORERÍA GENERAL deberá, en todos los casos, emitir el comprobante de ingreso por los saldos no utilizados.
CONTABILIZACION DE LAS EROGACIONES: Se fija el 20 de diciembre de 2000 como fecha máxima para la recepción por parte de la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, de los expedientes de Compras y Licitaciones que se realizan en otras dependencias de la UNIVERSIDAD, a fin de permitir su registro por la DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD, no aceptándose ningún expediente o documento después de la fecha señalada, con la consiguiente responsabilidad de los funcionarios por los daños y perjuicios que por su mora o negligencia ocasionen a la UNIVERSIDAD o a Terceros.
REGISTRO DE BIENES PATRIMONIALES: Las actuaciones de gastos con cargo al inciso 4 - Bienes de Uso-. (que incluyen donaciones de bienes de capital, adquisición de bienes por servicios prestados por la UNIVERSIDAD a terceros: servicios repetitivos de investigación, convenios, maestrías, etc.), deberán ser remitidas acompañadas de las planillas de Alta de Bienes. Dichas planillas de elementos adquiridos en el corriente ejercicio y anteriores que no hayan sido remitidas a la DIRECCIÓN DE PATRIMONIO, podrán ser regularizadas hasta el 20 de diciembre de 2000.
PAGOS DE HABERES: La DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL y la DIRECCIÓN GENERAL DEL CENTRO DE CÓMPUTOS deberán adoptar todas las medidas necesarias para que la documentación de pago de haberes se prepare con la suficiente antelación, para que los montos queden registrados en el presente ejercicio. Asimismo las dependencias que reciban planillas, recibos y cheques para pago de haberes deberán observar el plazo reglamentario de 10 días hábiles para el pago y rendición de cuentas.
///...
.../// - 3 –
PROGRAMA FOMEC: La Unidad Ejecutora - Fomec - deberá presentar hasta el 28 de diciembre de 2000, la rendición de la ejecución presupuestaria del presente ejercicio, elevando a Dirección General de Administración la siguiente información:
a) Conciliaciones de créditos (del ejercicio anterior y del ejercicio).
b) Conciliación de la Ejecución de Gastos.
La DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD deberá entregar la Ejecución de Gastos de la cuenta Fomec el 2 de enero de 2001 la ejecución provisoria, la cual deberá ser conciliada e informada a dicha Dirección con el objeto de efectuar las correcciones que correspondiere. Dicha información conciliada y firmada por responsable deberá ser remitida hasta el día 5 de enero de 2001.
PRESUPUESTO : En cumplimiento de las normas vigentes en materia presupuestaria cuyo objetivo es exponer en los Estados Presupuestarios y Contables - Presupuesto de Recursos y de Gastos, Balance, las recaudaciones por actividades autofinanciadas efectivamente realizadas por las Unidades Académicas, como así también los gastos emergentes de tales actividades que no se hubieren informado a la Administración Central del Rectorado, cualquiera sea su origen y naturaleza, el Director Administrativo de cada Dependencia deberá informar todo lo requerido anteriormente, para el control e incorporación al presupuesto de la Dependencia y de la UNIVERSIDAD, fijando como plazo máximo hasta el ultimo día hábil antes del 25 de diciembre de 2000 para la presentación de la documentación pertinente en la DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO, en concordancia con lo dispuesto por el artículo 15 de la Res. 129/00-CS.
El día 11 de diciembre de 2000 se remitirá a todas las dependencias, por parte de la DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD, la Ejecución de Gastos y Recursos al 30 de noviembre de 2000 a fin de que estas realicen todas las observaciones que correspondiere, debiendo las mismas ser giradas hasta el 18 de diciembre de 2000. Fuera de ese plazo no se aceptarán observaciones sobre las registraciones realizadas, salvo las expresamente autorizadas por SECRETARÍA ADMINISTRATIVA.
De igual forma se procederá con respecto al mes de diciembre, observándose los plazos establecidos en la presente resolución para efectuar las modificaciones o ajustes.
Toda la ejecución presupuestaria al 31 de Diciembre de 2000, deberá reflejar lo realmente recaudado y ejecutado y que los fondos no utilizados estén depositados en las Cuentas Corrientes bancarias que lleva la TESORERÍA GENERAL de la UNIVERSIDAD y las Tesorerías periféricas, siguiendo los lineamientos fijados en la Ley 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional.
En todo los casos, las distintas dependencias deberán remitir el Estado de Disponibilidades a la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACION, de acuerdo con las siguientes especificaciones:
Saldo de CAJA
|
Concepto |
Importe |
Expediente |
Obs. |
Se informarán las disponibilidades en efectivo en poder de la/s Tesorería/s desagregadas por Fuente de Financiamiento.
///...
.../// - 4 –
Se consignarán los saldos al inicio del ejercicio desagregados por Fuente de Financiamiento y por actuación (expediente lo que hubiere generado)
Detalle y composición sobre los mismos (sujeto – expediente – actividad)
Se deberá indicar además la discriminación por cuenta (caja o Banco), por concepto, expediente y demás datos que permita efectuar las registraciones en la forma que correspondiere. Asimismo, se deberá informar los registros en donde se encuentra asentados cada saldo de referencia.