SALTA, 29 NOV 1999
Expte. Nº 1.374/99
VISTO lo establecido en la Ley N° 24.156, de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional, los Decretos Reglamentarios, la Resolución del MINISTERIO DE ECONOMÍA Y OBRAS Y SERVICIOS PÚBLICOS N° 1.397 de fecha 22 de noviembre de 1993 y la Resolución del MINISTERIO DE CULTURA Y EDUCACIÓN N° 1.397 de fecha 15 de diciembre de 1995; y
CONSIDERANDO:
QUE el artículo 100 del Estatuto de esta UNIVERSIDAD, establece que entre las atribuciones del Consejo Superior corresponde "Aprobar anualmente las cuentas de inversión presentadas por el Rectorado, las Facultades y el Consejo de Investigación".
QUE el artículo 106 del citado Estatuto instituye al Sr. Rector como representante de la UNIVERSIDAD quien tiene como deberes y atribuciones dirigir y ejercer la administración general de la Universidad.
QUE la Ley N° 24.156, define la competencia para preparar anualmente la Cuenta de Inversión, que debe ser remitida a la Administración Central según los plazos que se establezcan oportunamente.
QUE en función del artículo 101 de la Ley 24.156 y su reglamentación "la autoridad superior de cada Jurisdicción o entidad dependiente del Poder Ejecutivo Nacional será responsable del mantenimiento de un adecuado sistema de control interno..."
QUE el artículo 41 de la mencionada Ley determina que las cuentas del presupuesto de recursos y gastos se cerrarán al 31 de diciembre de cada año, por lo que después de esa fecha, los recursos que se recauden se considerarán parte del presupuesto vigente, con independencia de la fecha en que se hubiese originado la obligación de pago o liquidación de los mismos, al tiempo que se establece que con posterioridad a dicha fecha no podrán asumirse compromisos ni devengarse gastos con cargo al ejercicio que se cierra.
QUE el artículo 42 de la citada Ley dispone el tratamiento financiero y contable a dispensar a los gastos devengados y no pagados al 31 de diciembre de cada año como así también para los comprometidos y no devengados a igual fecha.
QUE, por su parte, la DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO, la DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD y la TESORERÍA GENERAL dependientes de la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, son las unidades responsables de analizar en el primer caso y centralizar la información que se reciba para su procesamiento y por lo tanto, han tomado la intervención correspondiente a su específica competencia.
QUE el objetivo es que el Sistema de Información de la UNIVERSIDAD sea común, único, uniforme y aplicable a todas sus unidades, de manera tal que permita integrar la información presupuestaria, financiera y patrimonial, los cuales producirán simultáneamente los Estados Presupuestarios, Financieros y Patrimoniales.
QUE están vigentes los "Nomencladores de las Cuentas Presupuestarias", el “Catálogo Básico de Cuentas de la Contabilidad General”, los modelos de “Estados de Recursos y Gastos Corrientes”, “Estado de Origen y Aplicación de Fondos” y “Balance General”, cuyo sustento entre otros se encuentran dentro del marco de los "Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y Normas Generales de Contabilidad para el Sector Público Nacional ".
QUE la DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO ha propuesto crear normas de procedimiento a seguir, razón por la cual es necesario establecer mecanismos, para que las diferentes Dependencias de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA procedan al cierre de las cuentas del ejercicio 1999.
QUE la presente medida se dicta en función de las disposiciones que establece el Estatuto de la Universidad y las normas vigentes en materia presupuestaría y contable encuadradas en la Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional y su reglamentación.
Por ello y atento a lo aconsejado por DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION,
EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA
R E S U E L V E :
articulo 1º.- establecer que la DIRECCION DE CONTABILIDAD de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA, efectuará el cierre de las cuentas correspondientes al ejercicio 1999 y procederá a confeccionar la Cuenta de Inversión para su remisión, a través de la Secretaría de Políticas Universitarias del Ministerio de Cultura y Educación, al Ministerio de Economía en los términos de los plazos que se establezcan, con la información que surja de los registros presupuestarios y contables y con la información complementaria requerida por esta resolución.
ARTiCULO 2º.- Disponer que los gastos devengados y no pagados al 31 de diciembre de 1999, constituyen deuda de ese ejercicio y se registrarán en las cuentas a pagar del Pasivo Corriente de la Contabilidad. Los saldos se cancelarán en el año siguiente, de acuerdo a las disponibilidades existentes en los términos consignados en el primer párrafo del artículo 42 de la Ley N° 24.156.
ARTiCULO 3º.- Dejar establecido que los gastos registrados como compromisos no devengados al 31 de diciembre de 1999, deberán ser apropiados como compromisos del ejercicio 2000, afectando los créditos presupuestarios previstos para ese ejercicio.
ARTiCULO 4º.- Fijar que las DIRECCIONES de CONTABILIDAD y de PRESUPUESTO recibirán la información presupuestaria de gastos y recursos correspondientes al ejercicio que se cierra, elaborada por las Facultades, Institutos, Sedes Regionales, Secretarías y Unidades Ejecutoras de Proyectos, para el trámite correspondiente de registro de sus transacciones y pagos, para su inclusión en las cuentas de cierre, conforme a los plazos que se establecen en la presente resolución.
Las oficinas indicadas o la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN devolverán sin procesar la información que posea algún tipo de error, falta de consistencia, documentación faltante, cualquiera fuere el mismo, asumiendo su competencia, el responsable administrativo respectivo.
ARTiCULO 5º.- A efectos de elaborar la Cuenta de Inversión, se tomarán como válidos los registros del sistema actualmente vigente, razón por la cual una vez finalizado el procesamiento de toda la información, la DIRECCION DE CONTABILIDAD pondrá a disposición de los Directores Administrativos de las diferentes Dependencias de la UNIVERSIDAD, los listados finales de ejecución del presupuesto del ejercicio cerrado, los que deberán ser verificados, conciliados y debidamente conformados dentro de los TRES (3) días corridos de su puesta a disposición, siendo responsabilidad del Director Administrativo - Económico de la Dependencia o centro de registro el cumplimiento de lo dispuesto en este artículo.
En caso de detectarse discrepancias, la Dirección Administrativa – Económica, deberá generar los ajustes pertinentes mediante informe, acompañado de una nota explicativa suscrita por la autoridad competente de su Unidad, en la que conste el origen de las diferencias para su posterior auditoría.
La falta de respuesta a los listados emitidos por la DIRECCION DE CONTABILIDAD será considerada como tácita aceptación, dándose por válidos los registros contables que los avalan. Tanto la falta de conformidad como las discrepancias se comunicarán a la UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA, de corresponder.
ARTICULO 6º.- Dejar establecido que la responsabilidad por la información requerida en la presente resolución, de su respaldo documental, del cumplimiento de su presentación en tiempo y forma recaerá según sea el ámbito de su competencia en el Responsable de la Unidad de Registro Presupuestario o Contable de cada Unidad Académica o de Apoyo.
La firma al pie de cada información remitida certifica que se ha tenido a la vista la documentación de respaldo, cuya documentación de respaldo se encuentra en el archivo oficial de la Facultad, Sede, Instituto o Secretaría según corresponda, debidamente registrados en sus respectivos libros.
ARTICULO 7º.- disponer que la ejecución correspondiente a la fuente de financiamiento 22 “Crédito Externo”, tanto de ingresos como de egresos, deberá ser incluida en los estados de la UNIVERSIDAD, de quien depende la respectiva Unidad Ejecutora, debiendo sus responsables dar cumplimiento a los requerimientos de la presente resolución.
artIculo 8º.- Dejar aclarado que el incumplimiento total o parcial del envío de la documentación e información solicitada por la presente, habilitará directamente a las oficinas que conforman la Administración Financiera dentro de la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, a efectuar las intimaciones que estimen pertinentes y a comunicar los incumplimientos a la UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA de la UNIVERSIDAD, en los términos de la Resolución Nº 65/95 de la SIGEN., sin perjuicio de supeditarse a lo dispuesto por otras normas vigentes.
artIculo 9º.- Fíjase el día 23 de diciembre de 1999, como fecha límite para la presentación a la DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO, a través de la Mesa de Entradas de la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, de las solicitudes de modificaciones presupuestarias.
artIculo 10.- Solicítase, con motivo del próximo ejercicio económico-financiero para su tratamiento, el/los proyectos de presupuesto para gastos de funcionamiento con sus respectivas aperturas presupuestarias; como asimismo el cálculo de recursos por actividades autofinanciadas cualquiera sea su naturaleza, que las diferentes Unidades o Dependencias estimen recaudar para el ejercicio 2000. Esta información podrá ser solicitada por la DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO.
artIculo 11.- Aprobar los plazos establecidos en el Anexo I de la presente resolución para que las diferentes Unidades o Dependencias remitan la información que en cada caso corresponda.
artIculo 12.- Hágase saber y comuníquese ampliamente. Cumplido siga a SECRETARIA ADMINISTRATIVA para su toma de razón y demás efectos. Oportunamente archívese.
JG
Firmado Firmado
CR. HECTOR ALFREDO FLORES DR. VICTOR OMAR VIERA
SECRETARIO ADMINISTRATIVO RECTOR
ANEXO I - AL ARTÍCULO 11 DE LA RESOLUCIÓN RECTORAL Nº 472-99
En función de lo dispuesto por resolución rectoral Nº 472-99 de "CIERRE DE EJERCICIO" se establecen las siguientes fechas topes, que deben ser tenidas en cuenta por las distintas dependencias.
FONDOS CON CARGO DE RENDICION DE CUENTAS:
Todos los responsables(dependencias), subresponsables, funcionarios o agentes de la UNIVERSIDAD que hayan recibido fondos con cargo de rendición de cuentas (p.e. viáticos, ayudas económicas, prestación de servicios, etc) durante el ejercicio o ejercicio anterior, cualquiera sea su fuente de financiamiento, deberán rendir cuenta de los mismos en forma inmediata al momento de la vigencia de la presente resolución. En consecuencia los fondos pendientes de rendición deberán ser rendidos con comprobantes y/o depositar o informar sobre los remanentes/saldos en los términos de las normas vigentes.
La DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD a través del Departamento de Rendiciones de Cuentas deberá llevar el control que fuere necesario para que lo dispuesto precedentemente, se cumpla en tiempo y forma, informando sobre cualquier anormalidad que pudiera ocurrir en los términos de la presente resolución.
Hasta el día 22/12/99, las distintas dependencias podrán recibir y girar a la Dirección General de Administración dentro de los dos días siguientes, previo control de las mismas, las rendiciones efectuadas por los subresponsables,
INGRESOS VARIOS: Tesorería General percibirá todos los ingresos hasta el 27/12/99 y la Oficina de Recaudaciones ubicada en el Complejo Castañares percibirá los que correspondieren hasta el 17/12/99. Las Facultades, Institutos, Sedes Regionales, harán conocer esta situación al alumnado y demás interesados para que los mismos efectúen sus pagos antes de las fechas indicadas.
Las dependencias que emiten facturas y/o recibos numerados deberán presentar en la Dirección General de Administración al 23/12/99 un listado especificando monto y concepto de las facturas y recibos emitidos dentro del presente ejercicio financiero, para su respectivo control, con especificaciones de los expedientes en donde se tramitó cada operación de "Ingreso" y "gastos" atribuibles a dichos recursos.
///...
.../// - 2 –
Además para el caso de ingresos o recursos - FF.12 - que se hubieren percibido y no se hubieren informado a la Administración Central del Rectorado, cualquiera sea su origen y naturaleza, el Director Administrativo deberá informar y remitir para el control, los expedientes en donde se tramitó cada operación de "Ingreso" y "gastos" atribuibles a dichos recursos.
Tesorería General deberá recibir todos los ingresos, cualquiera sea el concepto de que se trate hasta el día 27/12/99 y emitir el comprobante correspondiente, absteniéndose de emitir comprobantes con fecha del ejercicio siguiente correspondiente a ingresos percibidos en el presente ejercicio.
Todas las dependencias deberán depositar la totalidad del porcentaje de retención correspondiente a recaudaciones realizadas a través de actividades que estas realicen (cursos, convenios, etc.) durante el presente ejercicio. Dicho ingreso deberá materializarse hasta el día 23/12/99.
COMPRAS : Dirección de Compras recibirá hasta el 17/12/99, los expedientes con tramitaciones de adquisición de bienes y servicios.
FONDOS PERMANENTES Y CAJAS CHICAS: Deberán ser rendidos y depositados los saldos sin excepción a más tardar hasta el 17/12/99. La Tesorería General mantendrá estos sistemas hasta el 27/12/99 y atenderá los pagos que se formulen por estas cuentas de otras dependencias de la Universidad hasta esa misma fecha. Luego se procederá a su rendición y depositar los sobrantes. Tesorería General deberá en todos los casos emitir el comprobante de ingreso por los saldos no utilizados.
CONTABILIZACION DE LAS OPERACIONES: Se fija el 17/12/99 como fecha máxima para la recepción por parte de la Dirección General de Administración, de los expedientes de Compras y Licitaciones que se realizan en otras dependencias de la Universidad, a fin de permitir su registro por la Dirección de Contabilidad no aceptándose ningún expediente o documento después de la fecha señalada, con la consiguiente responsabilidad de los funcionarios por los daños y perjuicios que por su mora o negligencia ocasionen a la Universidad o a Terceros.
REGISTRO DE BIENES PATRIMONIALES: Las actuaciones de gastos con cargo al inciso 4 - Bienes de Uso-. (que incluyen donaciones de bienes de capital, adquisición de bienes por servicios prestados por la Universidad a terceros: servicios repetitivos de investigación, convenios, maestrías, etc.), deberán ser remitidas acompañadas de las planillas de Alta de Bienes. Dichas planillas de elementos adquiridos en el corriente ejercicio y anteriores que no hayan sido remitidas a la Dirección de Patrimonio, podrán ser regularizadas hasta el 17/12/99.
///...
.../// - 3 -
PAGOS DE HABERES: La Dirección General de Personal y Centro de Cómputos deberán adoptar todas las medidas necesarias para que la documentación de pago de haberes se prepare con la suficiente antelación, para que los montos queden registrados en el presente ejercicio. Asimismo las dependencias que reciban planillas, recibos y cheques para pago de haberes deberán observar el plazo reglamentario de 10 días hábiles para el pago y rendición de cuentas.
PROGRAMA FOMEC: La Unidad Ejecutora - Fomec - deberá observar la fecha máxima del 17/12/99 para presentar la rendición de la ejecución presupuestaria del presente ejercicio. Deberá elevar a Dirección General de Administración la siguiente información:
a) Conciliaciones de créditos (año 1998 – 1999).
b) Conciliación de la Ejecución de Gastos.
La Dirección de Contabilidad deberá entregar la Ejecución de Gastos de la cuenta Fomec al 30/11/99 el día 06/12/99 a fin de que la misma sea conciliada e informada a dicha Dirección con el objeto de efectuar las correcciones que correspondiere. Dicha información conciliada y firmada por responsable deberá ser remitida hasta el día 13/12/99.
De igual forma se procederá con el mes de Diciembre de 1999, la cual deberá ser informada el día 04/01/2000.
PRESUPUESTO : En cumplimiento de las normas vigentes en materia presupuestaria cuyo objetivo es exponer en los Estados Presupuestarios y Contables - Presupuesto de Recursos y de Gastos, Balance, las recaudaciones por actividades autofinanciadas efectivamente realizadas por las Unidades Académicas, como así también los gastos emergentes de tales actividades que no se hubieren informado a la Administración Central del Rectorado, cualquiera sea su origen y naturaleza, el Director Administrativo de cada Dependencia deberá informar todo lo requerido anteriormente, para el control e incorporación al presupuesto de la Dependencia y de la Universidad, fijando como plazo máximo el 23/12/99 para la presentación de la documentación pertinente en la Dirección de Presupuesto, en concordancia con lo dispuesto por el artículo 14 de la Res. 078/99.
Se remitirá el día 10/12/99 a todas las dependencias, por parte de la Dirección de Contabilidad, la Ejecución de Gastos y Recursos al 30/11/99 a fin de que estas realicen todas las observaciones que correspondiere, debiendo las mismas ser giradas hasta el día 20/12/99. De igual forma se procederá con respecto al mes de Diciembre de 1.999, observándose los plazos establecidos en la presente resolución para efectuar las modificaciones o ajustes.
///...
.../// - 4 -
Toda la ejecución presupuestaria al 31/12/99 deberá reflejar lo realmente recaudado y ejecutado, y que los fondos no utilizados estén depositados en las Cuentas Corrientes bancarias que lleva la Tesorería General de la Universidad y las Tesorerías periféricas, siguiendo los lineamientos fijados en la Ley 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional. En todo los casos, las distintas dependencias deberán indicar e informar a la D.G.A. la composición de las disponibilidades:
CAJA
Se informarán las disponibilidades en efectivo en poder de la/s Tesorería/s desagregadas por Fuente de Financiamiento.
BANCOS
Se consignarán los saldos al inicio del ejercicio desagregados por Fuente de Financiamiento.
Se deberá indicar además la discriminación por cuenta (caja o Banco), por concepto, expediente y demás datos que permita efectuar las registraciones en la forma que correspondiere. Así mismo, se deberá informar los registros en donde se encuentra asentados cada saldo de referencia.