SALTA, 06/12/04
Expediente Nº 881/04.-
RESOLUCIÓN CS Nº 656/04.-
VISTO la propuesta de la SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN para la creación de un "Comité de Control" en el ámbito de esta Universidad, en cooperación con la Sindicatura y la presentación del correspondiente reglamento, y
CONSIDERANDO:
Que resulta necesario generar un ámbito para el conocimiento y análisis integral e integrado de los problemas vinculados a un adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno.
Que las autoridades de la SIGEN anticiparon la validez de la creación del Comité de Auditoría, brindando además sugerencias en el marco de fortalecimiento de sus sistemas de control, que nuestra Universidad juzga atinadas.
Que, asimismo, es materia de competencia de la SIGEN el control interno de los organismos descentralizados que dependen del Poder Ejecutivo Nacional.
Que la Consejera Superior por el Estamento de Profesores, Cra. Lea Cristina CORTÉS de TREJO, realizó consideraciones con relación a la redacción y a la financiación de las actividades emergentes.
Por ello, en uso de las atribuciones que le son propias y atento a lo aconsejado por la COMISIÓN DE INTEPRETACIÓN Y REGLAMENTO de este Cuerpo, mediante Despacho N° 170/04,
EL CONSEJO SUPERIOR DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA
(en su Decimoctava Sesión Ordinaria del 25 de noviembre de 2004)
R E S U E L V E:
ARTICULO 1º.- Aprobar (con modificaciones) el Proyecto de Reglamento del Comité de Control, obrante como Anexo I de la presente.
ARTÍCULO 2º.- Comuníquese con copia a: SIGEN, Sra. Rectora, Facultades, Sedes Regionales, IEM, Secretarías, Direcciones Generales, Consejo de Investigación, UAI y Asesoría Jurídica. Cumplido siga a la Sra. Rectora para su toma de razón y demás efectos. Asimismo, publíquese en el boletín oficial de esta universidad.-
RSR
FDO: PROF. JUAN A. BARBOSA – ING. STELLA M. PÉREZ DE BIANCHI
ANEXO I – Expediente Nº 881/04.-
ACTA ACUERDO ENTRE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA Y LA
SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN
REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONTROL
Introducción
El Comité de Control proporciona a la máxima autoridad ejecutiva de la UNIVERSIDAD, responsable del diseño, operación y control de sistema de control interno, una adecuada visión del funcionamiento del mencionado sistema y el ámbito donde deben canalizarse las propuestas de mejoramiento y fortalecimiento de las distintas áreas operativas de la entidad y de ellas en su conjunto.
Asimismo, el Comité es el encargado de coordinar las actividades entre los distintos órganos integrantes del Sistema de Control, evitando la superposición o reiteración de procedimientos de los entes constituidos a tal efecto, con miras a obtener una utilización racional de los recursos.
Es inherente el desarrollo de sus funciones el hacer conocer y reconocer en todo el ámbito de la UNIVERSIDAD el respaldo a la labor de la Unidad de Auditoría Interna, en cuanto a la naturaleza y alcance de su misión.
El Comité de Control no reemplaza o comparte las responsabilidades de establecer un adecuado sistema de Control Interno u otros correspondientes a la máxima autoridad de la entidad ejecutiva o los delegados en otros funcionarios, ni de la Auditoría Interna, como así tampoco tiene enjerencia alguna en cuestiones académicas de la Universidad, de sus Facultades o de cualquier otra unidad académica que la integra.
Funciones
Son funciones del Comité de Control:
Integrar a los diferentes componenentes del universo a los efectos de asegurar el cumplimiento de sus intervenciones;
Canalizar a través de propuestas específicas, la regularización de los hallazgos informados por la Auditoría Interna, por SIGEN y/o por la A.G.N., previa difusión y consenso con las áreas auditadas en el seno del Comité, cuando fuera pertinente.
Llevar a cabo el seguimiento periódico de las recomendaciones efectuadas a través de la evaluación de la aplicación, por los responsables, de su implementación.
Reponsabilidad Primaria
Es responsabilidad primaria del Comité de Control:
Asistir a la autoridad superior ejecutiva de la UNIVERSIDAD en el efectivo cumplimiento de las responsabilidades establecidas en los artículos 3º y 101 de la Ley Nº 24.156, de las Normas Generales de Control Interno y de sus respectivas normas reglamentarias.
Constituir un ámbito común para el conocimiento y análisis conjunto de los problemas relativos al funcionamiento del sistema de control interno, como una manera ágil de encauzar su solución.
Apoyar a la autoridad superior ejecutiva en el adecuado cumplimiento de sus obligaciones como funcionario público en relación a la implantación y mantenimiento de un adecuado sistema de control interno destinado a:
Promover la ejecución de operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y servicios de la calidad, cantidad y oportunidad requerida.
Preservar el patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades.
Respetar las leyes y reglamentaciones.
Producir información financiera y de gestión completa, consistente, confiable y oportuna.
Asegurar la integridad y consistencia de la cultura de la UNIVERSIDAD relativa a la ética en el desempeño de la función pública.
Acciones
Son acciones propias del Comité de Control:
Definir los objetivos de control pretendidos por la UNIVESIDAD.
Tomar conocimiento de los procesos administrativos y de gestión desarrollados en las distintas áreas de la UNIVERSIDAD y verificar si los mismos aseguran la presencia de un adecuado Sistema de Control Interno.
Profundizar en el conocimiento de los problemas de control existentes mediante la participación de todos los interesados y los responsables del Sistema de Control Interno, dando intervención directa y activa a la autoridad superior ejecutiva de la UNIVERSIDAD de los problemas de control detectados.
Difundir, a través de su intervención, el respaldo institucional a la actividad de la auditoría interna.
Recomendar a la autoridad superior ejecutiva, en los casos que estime conveniente, la realización de auditorías sobre actividades, programas y proyectos existentes, o la intervención de la Unidad de Auditoría Interna a través de proyectos especiales en los casos que se estime la presencia de riesgos de control existente en determinadas áreas de la UNIVERSIDAD.
Consensuar la determinación del ciclo de auditoría definido para la UNIVERSIDAD.
Tomar conocimiento del proyecto de plan anual de la Unidad de Auditoría Interna, analizando su ajuste a los principales riesgos y amenazas que enfrenta la UNIVERSIDAD en forma previa a su consideración por la autoridad superior, y de su ejecución, pudiendo proponer modificaciones ante circunstancias no previstas.
Facilitar el desarrollo de la función de auditoría interna, especialmente en lo relacionado con el monitoreo de su tarea.
Considerar los informes de auditoría de la Auditoría General de la Nación, la Sindicatura General de la Nación y la Unidad de Auditoría Interna, así como de cualquier otra evaluación externa.
Evaluar las recomendaciones propuestas en los informes de auditoría.
Propiciar la regularización de los hallazgos informados por la Unidad de Auditoría Interna, la Sindicatura General de la Nación y otros organismos de control, en tiempo y forma, a través de propuestas específicas acordadas con los funcionarios responsables de su implantación.
Efectuar el seguimiento de la implantación de las recomendaciones incluidas en las propuestas de regularización elaboradas por el Comité.
Promover el desarrollo de una cultura de autoevaluación, como un mecanismo “facilitador” para impulsar las tareas de evaluación cotidiana de los controles hacia la gerencia de línea, donde pertenece.
Informar sobre sus conclusiones directamente a la autoridad superior ejecutiva de la UNIVERSIDAD, particularmente cuando se identifiquen situaciones que presenten riesgo material o amenaza para la UNIVERSIDAD, como así también, una oportunidad de mejorar la gestión.
Crear equipos de trabajo o comisiones de trabajo para analizar o evaluar temas o ejecutar determinadas tareas, así como monitorear las tareas encomendadas.
Realizar toda otra actividad que considere conveniente para garantizar el adecuado funcionamiento del control interno en protección de los intereses de la UNIVERSIDAD.
Relaciones con la Auditoría General de la Nación, con la Sindicatura General de la Nación y con la Unidad de Auditoria Interna
El Comité de Control no tiene autoridad alguna sobre la oportunidad, materia, alcance y dirección de las auditorías realizadas en la UNIVERSIDAD, tanto por la AGN como por la SIGEN o la Unidad de Auditoria Interna (UAI). no obstante, actuará como foro para considerar los informes de dichos organismos y UAI, y las medidas tendientes a asegurar la corrección de las observaciones efectuadas y a dar cumplimiento a las recomendaciones formuladas por los mismos.
Miembros
El Comité de Control estará integrado por:
a) EL RECTOR de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA, quien se desempeñará como Presidente del Comité; o quien éste designe en su reemplazo en caso de ausencia o vacancia.
b) EL SECRETARIO/DECANO DE........, quien se desempeñará como Secretario Titular del Comité; o quien designe el RECTOR como Secretario Suplente para los casos de ausencia del Secretario Titular del Comité.
c) El Titular de la Unidad Auditoria Interna de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA o su reemplazo natural para el caso de ausencia. El Auditor Interno y su eventual reemplazante deberán excusarse cuando se traten temas relativos a su persona.
d) Los DECANOS de cada Facultad, o equivalentes para el caso de Consejo, Instituto o Sede, o quien éstos designen en su reemplazo.
e) En todos los casos, los representantes de la Universidad integrarán el Comité de Control mientras duren en sus mandatos y/o designación en sus cargos.
Normas de funcionamiento
Se establece como principio rector del funcionamiento del Comité de Control que su existencia garantice la preservación de los roles legales de sus componentes, sus competencias e independencia de criterio, creando un ámbito adecuado para el conocimiento, análisis y resolución de los problemas relativos al funcionamiento de un adecuado Sistema de Control Interno.
Los miembros del Comité de Control no deberán comentar públicamente las actividades del Comité o la información tratada, excepto que los autorice la máxima autoridad ejecutiva de la UNIVERSIDAD.
Reuniones
El Comité de Control sesionará en reuniones de carácter ordinario o extraordinario. Las mismas se realizarán en la sede de la UNIVERSIDAD, siendo responsabilidad del Secretario del Comité la facilitación del espacio físico y restantes recursos necesarios para su celebración.
Las reuniones ordinarias se realizarán en forma (cuatrimestral) y serán convocadas por el Secretario del Comité. Las reuniones extraordinarias se efectuarán a requerimiento de cualquiera de los miembros del Comité, y se distribuirán la convocatoria y el temario a todos los miembros y participantes del mismo con un mínimo de diez (10) días hábiles de antelación a la reunión.
En la composición del temario de la reunión se deberá enfatizar el tratamiento de los riesgos y amenazas más significativos para la UNIVERSIDAD y la evaluación de las medidas adoptadas para reducirlos. Cada tema planteado para su tratamiento deberá ser acompañado por los antecedentes y descripción del asunto a tratar y la propuesta que sobre el mismo efectúa el miembro proponente.
El quórum se dará por la presencia de la totalidad de los miembros sindicados en el acápite de “Miembros“ como a), b) y c), y la presencia del/los representante/s de d) sobre cuya/s área/s de influencia se tratarán temas, y la participación de la Sindicatura General de la Nación, quien asumirá los gastos de traslado de sus representantes y/o técnicos. En caso de ausencia de algún miembro o participante, el Secretario deberá remitirle una copia del acta de la reunión para su conocimiento de los temas tratados y decisiones adoptadas.
El comité de control sesionará tratando los temas por orden, según el temario comunicado previamente.
En caso de no existir unanimidad en las decisiones, la opinión minoritaria deberá ser puesta en conocimiento del RECTOR de la UNIVERSIDAD en el supuesto de que este último no hubiera estado presente.
Por cada reunión se deberá confeccionar un acta donde se consignará el número de la reunión, los miembros y participantes del Comité presentes y una síntesis de los temas tratados, de las manifestaciones vertidas y de las recomendaciones formuladas. También se identificarán los tres miembros designados para su firma. Las reuniones serán efectivamente registradas por el Secretario tanto en su desarrollo como en las decisiones adoptadas. Las apreciaciones y comentarios formulados por los miembros participantes deberán, en todos los casos, constar en las actas de reunión del Comité. Las actas deberán ser transcriptas en un libro foliado.
Se deberá distribuir una copia del acta a los miembros y participantes del Comité dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la reunión.
Participantes
A las reuniones del Comité asistirán, en representación de la Sindicatura General de la Nación, los Sres. Síndicos Jurisdiccionales titular y/o adjunto, pudiendo asimismo incorporarse los Sres. Gerente de Supervisión Institucional y Social y Subgerente Social.
Esos representantes o los que en el futuro fueran designados por el Señor Sindico General de la Nación, tendrán voz pero no voto en las reuniones del Comité de Control.
Las apreciaciones y comentarios formulados por los participantes deberán constar en las actas de reunión del Comité. En todos los casos, para validar sus dichos, será necesario que las correspondientes actas se encuentren suscriptas por los mismos, o dejar una constancia en que se de conformidad inequívoca a los dichos incluidos en el acta de reunión.
Otros Asistentes
El presidente del Comité de Control podrá requerir a cualquier agente de la UNIVERSIDAD, inclusive integrantes de la Unidad de Auditoria Interna del organismo, su asistencia a determinadas reuniones con el fin de proveer la información, asesoramiento o documentación de cualquier tipo.
También podrá invitar a representantes de otros organismos a presentar y desarrollar puntos específicos de la agenda del Comité.
Cuando sea requerido asesoramiento en relación a temas sujetos a consideración del Comité, de significativa relevancia y materialidad para la UNIVERSIDAD, el Comité puede requerir la colaboración de expertos a cualquier área de la misma.
Informes Anuales
Anualmente, el Comité de Control elaborará un informe resumiendo su desempeño y logros durante el ejercicio anterior y un programa de actividades del ejercicio en curso. El Secretario del Comité de Control será responsable de facilitar los recursos necesarios para la efectiva preparación del citado informe. Asimismo, en el citado documento deberán señalarse las áreas que aún mantienen situaciones pendientes de regularización, destacando los aspectos más significativos.
Dicho informe será tomado como base para la inclusión, en la memoria anual de la UNIVERSIDAD, del rol y logros del Comité de Control, junto con una declaración de que el Comité ha respetado su propio reglamento.
Cooperación con el Comité
Cada empleado y funcionario de la UNIVERSIDAD deberá proveer completa, sincera y comprensible respuesta sobre cualquier tema solicitado por el Comité de Control dentro del plazo fijado en el requerimiento, brindando toda la cooperación que le sea requerida. El informe anual del Comité del Control contendrá una declaración del nivel de cooperación recibidos de los mencionados funcionarios.
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