SALTA, 14/11/02

Expediente N° 503/93.-

RESOLUCIÓN CS Nº 283/02.-

VISTO las presentes actuaciones y la Resolución Rectoral Nº 466-94, por la cual se aprueba el Reglamento de Mesa de Entradas, Salidas y Archivo de la Universidad Nacional de Salta, y

CONSIDERANDO:

Que la Directora de Coordinación Administrativa de Rectorado eleva modificaciones introducidas al mencionado Reglamento, suprimiendo o agregando partes que son necesarias a juicio de este Cuerpo.

Que tomó intervención que le compete la Dirección de Asesoría Jurídica de la Universidad, quien realizó observaciones que fueron salvadas en el texto final que se aprueba por la presente.

Que los puntos 13:VISTAS y 14: NOTIFICACIONES del proyecto presentado, están previstos en la Ley Nacional de Procedimientos Administrativos y Decretos Reglamentarios, razón por el cual no se consignan en el texto final.

Que en virtud de atribuciones estatutarias, corresponde a este Cuerpo la aprobación de reglamentos que regirán en el ámbito universitario.

Por ello, en uso de sus atribuciones y atento a lo aconsejado por la COMISIÓN DE INTERPRETACIÓN Y REGLAMENTO de este Cuerpo, mediante Despacho N° 092/02,

EL CONSEJO SUPERIOR DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SALTA

(en su 16º Sesión Ordinaria del 17 de octubre de 2002)

R E S U E L V E:

ARTÍCULO 1º.- Aprobar el REGLAMENTO DE MESA DE ENTRADAS Y SALIDAS que regirá en todas las dependencias de esta Universidad, cuyo texto obra como ANEXO I de la presente.

ARTÍCULO 2º.- Disponer que, con relación a las VISTAS y NOTIFICACIONES, regirá lo establecido en la Ley Nacional de Procedimientos Administrativos y Decretos Reglamentarios.

ARTÍCULO 3º.- Dejar sin efecto la Resolución Rectoral Nº 466/94 y otra disposición que se oponga a la presente.

ARTÍCULO 4º.- Dar a la presente la más amplia difusión. Cumplido, siga a Rectorado a sus efectos.-

RSR

FDO: PROF. JUAN A. BARBOSA – DR. VÍCTOR OMAR VIERA

  1. ANEXO I - Expediente Nº 503/93.-

  3. REGLAMENTO DE MESA DE ENTRADAS Y SALIDAS

1.- FUNCIONES DE MESA GENERAL DE ENTRADAS Y SALIDAS

  1. Recibir, registrar, encarpetar, clasificar, fichar, iniciar el trámite y distribuir las presentaciones que reciba de las autoridades nacionales, provinciales, municipales, entidades particulares y público en general, como así también las que efectúan las diversas dependencias de esta casa, para su tramitación ante el Rectorado o por su intermedio.

  2. Intervenir en el trámite relacionado con el desglose y agregación de actuaciones, vistas y notificaciones, cuando así se disponga y en la confección de providencias, notas, resoluciones y comunicaciones, que como consecuencia de ello se originen.

  3. Proporcionar la información relacionada con el destino de los expedientes sobre la base de ficheros (numéricos y alfabéticos), o el Sistema Informático, habilitados al efecto.

  4. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones del presente Reglamento, devolviendo la documentación que no se ajuste al mismo, haciendo conocer a quien corresponda las transgresiones o errores que se advierten, a fin de que sean subsanados sin dilaciones.

  5. Reservar con término o sin él los expedientes y demás documentos cuando lo ordene la autoridad competente.

  6. Elaborar mensualmente, con destino a la autoridad superior, informes, parciales o totales, relativos a los expedientes en trámite.

  7. Gestionar la confección ante la Imprenta de la Universidad, de las carátulas a utilizarse cada año (adecuándose las dimensiones del papel a utilizar, en un todo de acuerdo con las normas IRAM).

  8. Llevar estadísticas permanentes y al día, acerca de las distintas tramitaciones que se cumplan por la oficina.


2.- RECEPCION DE EXPEDIENTES Y ESCRITOS


  1. Mesa General de Entradas y Salidas verificará si corresponde la recepción del expediente, conforme con la última providencia que se registre en el mismo. Para el caso de no corresponder la recepción cualesquiera fueran los motivos, deberá ser devuelto al lugar de origen y tomará los recaudos que mejor convengan en los casos de urgencia para no entorpecer el trámite.

  2. Revisará la foliatura para establecer si las fojas están ordenadas de acuerdo a su numeración y se procederá en la forma señalada en el punto anterior cuando al expediente le faltaren hojas o no estuviera foliado.

  3. Las presentaciones de escritos deberán reunir con las formalidades mínimas, de acuerdo a lo establecido en el artículo 1 5 del Decreto Nº 1759/72.

  4. Se recepcionarán todos los escritos que se presenten, los cuales deberán ser remitidos a donde realmente corresponda.


3.- ACUSE DE RECIBO E INFORME


  1. Mesa General de Entradas y Salidas otorgará a toda persona que entregue un escrito, una tarjeta para la identificación del asunto durante el trámite. La mencionada tarjeta, será considerada como única constancia del recibo de una presentación y servirá para solicitar informes sobre el estado de las actuaciones en todas las Mesas de Entradas y Salidas de las dependencias de la Universidad.

  2. Los informes sobre el estado de los asuntos en trámite deberán limitarse a la indicación de la oficina donde se hallan radicados. En ningún caso, salvo orden de autoridad competente, debe darse conocimiento o noticia sobre el contenido de las actuaciones. Todo trámite de una oficina a otra debe pasar previamente por Mesa General de Entradas y Salidas.


4.- FORMACION DE EXPEDIENTES Y TRAMITES INTERNOS


  1. A los efectos de su formación, las actuaciones administrativas se clasificarán en "expediente " y "trámite Interno ";

  2. Se asignará la clasificación de "expediente" a los escritos u oficios provenientes de reparticiones oficiales, de dependencias universitarias y su personal, de entidades particulares y de público en general, cuya importancia, estudio y resolución requieran un trámite prolongado o complejo. Únicamente en estos casos será admitido el uso de carátula.

  3. Se asignará la clasificación de "trámite interno", para aquellos asuntos breves internos y de rutina, cuya registración sea indispensable, prohibiéndose el uso de carpeta o portada, para estos casos se empleará el sistema de registro de clasificación múltiple.

  4. Los expedientes tendrán un trámite único y queda prohibida la formación de “correspondes" (referentes).



5.- CARATULACION DE EXPEDIENTES


  1. La carátula del expediente es uno de los tantos documentos de registro que se utilizan en las oficinas de Mesa de Entradas y Salidas y se coloca en la portada de todo expediente administrativo. En ella se registran los datos que permiten ubicarlo en cualquier momento de la tramitación. Algunos de estos datos son: número asignado, iniciador o causante, tema etc.


  1. La carátula del expediente debe contener :



6.- IDENTIFICACION


  1. Recibida la presentación por la Mesa General de Entradas y Salidas, la misma determinará si con ella se iniciará un "expediente" o un "trámite interno".

  2. Los expedientes serán compaginados cronológicamente, partiendo de la fecha de recepción de Mesa de Entradas y Salidas y en cuerpos numerados que no excedan de doscientas (200) fojas, salvo los casos en que tal límite obligara a dividir escritos o documentos que constituyan un sólo texto, o que se tratara de un expediente que no pertenezca a la Universidad y que con las actuaciones agregadas por ésta, se supere dicho número.

  3. Los expedientes serán registrados en fichas manuales: una numérica o de registro, que contendrá el número del expediente, causante. asunto, fecha de origen y demás datos que se consideren convenientes y otra por materia, ordenada alfabéticamente, que contendrá apellido y nombre del causante y/o dependencia que la origine y un extracto del asunto, (en casos necesarios) y asimismo mediante el Sistema Operativo.

  4. Cuando los expedientes vayan acompañados de antecedentes que por su volumen no puedan ser incorporados, se confeccionarán anexos, los que serán numerados y foliados en forma independiente, bajo el mismo número de expediente.

  5. El número de expediente que se determine para cada dependencia, será único en toda la Universidad y no dará lugar en ningún caso, a nuevos registros, dentro del año respectivo.

  6. Queda prohibido el asentar en el expediente ningún otro número o sistema de identificación que no sea el asignado por el organismo iniciador del expediente.


7.- EXPEDIENTES "SECRETOS" y "RESERVADOS"


  1. La documentación que haya sido declarada como tal, por el Sr. Rector de la Universidad Nacional de Salta, se registrará con carácter de "secreto" o "reservado".

  2. El manejo y tratamiento de la documentación a que se refiere el presente capítulo, se guardará con la reserva y seguridad que exige el carácter asignado a la misma.

  3. -REQUISITOS PARA LA RESERVA DE ACTUACIONES:


De acuerdo al artículo 38, inc.b) del Decreto Nº 1759/72, la reserva de actuaciones debe ser considerada a partir de una decisión fundada, requisito inherente a todo acto administrativo (art. 7º, inc..e, LNPA) y debe contar con el asesoramiento previo del Servicio Jurídico correspondiente y su falta determinará la nulidad del acto en este caso.

En cuanto al órgano competente, es el Sr. Rector quien debe ordenarla, y esta expresa atribución de competencia, excluye, en principio, la facultad de delegarla en órganos inferiores.

El pedido de reserva puede efectuarlo quien dirige el trámite de que se trate o puede dictarse de oficio por la autoridad competente para decidir la reserva.

La reserva será parcial debido a que una cuestión jamás puede ser tan secreta que requiera la reserva de todo el expediente. Solo pueden reservarse piezas, fojas o documentos determinados pero no la totalidad de las actuaciones, por ello es necesario individualizar qué partes de las actuaciones son reservadas y la reserva solo alcanza a las expresamente declaradas.

Puede reservarse cualquier actuación, incluyendo informes, dictámenes, etc. y una vez declarada la reserva el interesado no tendrá acceso a ellas.


8.- FOLIACION


  1. Todas las actuaciones deberán foliarse a tinta, por orden correlativo de incorporación, incluso cuando se integren con más de un cuerpo de expediente.

  2. La foliatura debe ser realizada colocando el sello foliador en el ángulo superior derecho de la hoja y numerando correlativamente con claridad y sin enmiendas. Los sellos foliadores de todas las dependencias de la Universidad, tendrán la misma dimensión de los de la Mesa General de Entradas, variando únicamente su leyenda.


SELLO FOLIADOR. Características: Circunferencia exterior: VEINTICINCO MILIMETROS (25 mm) de diámetro, circunferencia interior: VEINTE MILIMETROS (20 mm). Dentro del círculo interno llevará la inscripción "FOLIO" en una línea y debajo puntos suspensivos. En el espacio entre las dos (2) circunferencias llevará impreso el nombre del organismo.


  1. Por ningún motivo podrá ser alterada la foliatura de las actuaciones, la que deberá ser conservada hasta la finalización del trámite y período de archivo. Los errores de foliación deberán ser salvados con una nota en una foja por separado que se agregará a las actuaciones, dejándose constancia de ello en forma manuscrita en la foja erróneamente numerada.

  2. Sin perjuicio de lo señalado en los puntos precedentes, toda foja que se incorpore a un expediente, deberá llevar en su ángulo superior derecho, el número del expediente o actuación a la que pertenece.

  3. Todas las copias de notas, informes, disposiciones, resoluciones, decretos, etc., que se agreguen a un expediente junto con su original, no se foliarán debiéndose dejar constancia de su agregación, corriendo a cargo de las oficinas intervinientes en su estudio, manejo o tratamiento el hacerlo.


9.- REFOLIACION


  1. Cuando a raíz de desgloses, agregados u otras causas, los números de los distintos folios integrantes de un expediente, debieran ser modificados, se colocará en el ángulo derecho del anverso de la hoja, debajo del sello foliador, el sello REFOLIADOR.


SELLO REFOLIADOR. Características: Rectángulo de líneas simples de CUARENTA Y CINCO MILIMETROS (45 mm.) de base por QUINCE MILIMETROS (15 mm.) de altura con una línea horizontal que lo divida en dos partes. En la superior llevará impreso el nombre del organismo respectivo y, si correspondiera, el de la Secretaría pertinente en la parte inferior dirá "REFOLIADO Nº".


10.- AGREGACION DE EXPEDIENTES


  1. Dejar establecido que el término "agregar" y sus derivados, indican que un expediente se incorpora a otro para formar parte del mismo, perdiendo su propia individualidad. Los términos "agregar sin acumular", "acumular sin agregar", “agregar por cuerda floja o cuerda separada", indican que un expediente seguirá el curso de otro, quedando paralizado su propio trámite. Para que continúe el trámite será necesario proceder a su agregación al cuerpo principal o al desglose o separación del mismo.

  2. Cuando deban ser agregados documentos o elementos que por sus características especiales de tamaño o volumen resulte dificultoso incorporarlos al cuerpo principal de las actuaciones, se lo hará en sobre, carpeta o paquete, con las suficientes constancias escritas a los fines de su identificación, seguida de la relación de contenido.

  3. Los expedientes y demás documentos de una o más fojas que se agreguen a otro, conservarán su foliación original, pero serán considerados como una sola foja a efectos de integrar el expediente principal. En este caso, la providencia que disponga la agregación deberá mencionar el número de fojas que integran el expediente agregado. Si posteriormente se agregan otras actuaciones, estas se numerarán en la misma forma indicada en los puntos 10a) y 10b), a partir del número correspondiente a la última foja agregada.

  4. Cuando la autoridad competente disponga una agregación, la Mesa General de Entradas dejará debida constancia de ello en ambos cuerpos de las actuaciones, procediendo al mismo tiempo a su anotación en las fichas de registro correspondientes.

  5. Los procedimientos de las agregaciones podrán ser realizados previa orden o autorización de autoridad competente.

  6. Toda carátula de un expediente agregado a un principal deberá ser conservada en el cuerpo de las actuaciones.


11.- DESGLOSE DE ACTUACIONES


  1. Toda foja de un expediente o documento de cualquier naturaleza agregado al mismo, podrá ser desglosado tanto con orden o autorización escrita de autoridad competente, en cuyo caso la providencia que ordene el desglose deberá indicar claramente el número de fojas a retirar y el motivo que haya habido para hacerlo y también podrán solicitarse verbalmente y se harán bajo constancia. Cuando el desglose sea de un expediente completo, la providencia mencionará también el número de fojas del mismo.

  2. Si se considera que la foja o fojas desglosadas tienen importancia para el trámite posterior del expediente, se dejará copia autenticada de las mismas. En caso contrario el desglose se practicará dejando constancia breve en el margen superior de la foja en que se agregan las copias autenticadas o todos los datos esenciales que permitan informar debidamente a la autoridad.

  3. Los desgloses de expedientes deberán ser realizados exclusivamente por la Mesa General de Entradas y Salidas.

  4. Cuando se inician expedientes con fojas desglosadas, estas serán precedidas de la nota con la mención de las actuaciones de las que proceden, número de fojas con que se inicia el nuevo expediente y las razones que fundamentan el procedimiento seguido.


12.- RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES


  1. Cuando se compruebe la pérdida, extravío, sustracción o destrucción de un expediente, se ordenará su reconstrucción, la cual puede ser provocada por el particular u ordenada de oficio por el órgano competente, una vez agotada su búsqueda y dentro de los dos días hábiles subsiguientes.

Para su reconstrucción se incorporarán las copias de escritos, documentación, informes y dictámenes producidos por las partes intervinientes -si hay más de una- y se intimará al particular para que acompañe las copias que se encontraron en su poder y se dejará constancia de los trámites registrados. Si se hubiese dictado resolución se agregará copia autenticada de la misma, prosiguiendo las actuaciones según su estado.

El órgano competente es el que tiene que determinar cuáles son los instrumentos idóneos para que el expediente se tenga por reconstruido. No es necesario reunir las constancias de todos los trámites y diligencias cumplidas, bastando las que la autoridad estime suficientes.



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